Realdania
Realdania verbindet die Buchung von Besprechungsräumen, das Catering und die Gästeregistrierung mit dem Outlook-Kalender der Mitarbeiter.
Læs kundehistorienZusamenfassend
Können Gäste ab Outlook vorab angemeldet werden?
Ja. Mit MyDesk können Gäste ab Outlook vorab angemeldet werden, wenn das Treffen geplant ist. Bei der Ankunft wird der Check-in protokolliert und der Gastgeber kann per E-Mail benachrichtigt werden. Als Ergänzung kann SMS aktiviert werden. Nachrichten und Besucherfluss werden an Ihr Setup angepasst.
Von der Planung bis zum Alltag
Der Arbeitsablauf Schritt für Schritt
- 01
Bereiten Sie sich auf den Besuch vor
Externe Gäste von Outlook vorab registrieren. Für Gruppen kann die Rezeption eine Gästeliste importieren.
- 02
Empfangen Sie den Gast
Der Gast checkt am Bildschirm oder mit einem QR-Code ein. Ihr Design und etwaige Anweisungen werden während des Aufbaus vereinbart.
- 03
Benachrichtigen Sie den Gastgeber
Es kann eine E-Mail bei der Ankunft eingerichtet werden. SMS erfordert eine separate Aktivierung.
- 04
Beenden Sie den Besuch
Registrieren Sie den Check-out, damit die Gästeübersicht dem Status des Besuchs folgt. Digitale E-Ink-Karten können für den nächsten Gast wiederverwendet werden.
Ein Setup, das zu Ihnen passt
Dies müssen Sie vor Beginn klären
- Die Verantwortung liegt bei der Rezeption
- Wer hilft bei der Ankunft und sorgt dafür, dass die Gäste ein- und ausgecheckt werden?
- Besucherstrom und Nachrichten
- Vereinbaren Sie Registrierungsfelder, Anweisungen, Host-Nachrichten und den Bedarf an SMS.
- Karte und Hardware
- Wählen Sie Print, digitale Gästekarten oder einen Flow ohne Karten. Monitore und E-Ink-Karten sind separat zu klärende Hardware.
- Datenschutz
- Klären Sie Zugriff, Speicherung und Löschung für Ihren Besucherstrom. Nutzen Sie das Security Center und die Datenverarbeitungsvereinbarung als Grundlage für die Beurteilung durch die IT.
Die Erfahrungen der Kunden
Besuche und Treffen im Alltag der Kunden
POWERCON
POWERCON nutzt MyDesk für die Gästeregistrierung und verdeutlicht den täglichen Betrieb und die Zusammenarbeit mit dem Support.
Læs kundehistorienFragen und Antworten
Das Praktische, bevor Sie sich entscheiden
Können wir für die gleiche Veranstaltung mehr Gäste empfangen?
Ja. Die Rezeption kann eine Gästeliste importieren und mehrere Gäste für ein Meeting oder eine Veranstaltung vorab anmelden.
Sind digitale Gästekarten notwendig?
Nein. Sie können zwischen gedruckten, digitalen E-Ink-Karten oder einem Flow ohne Gästekarte wählen. Die physische Hardware wird gesondert vereinbart.
Ist eine Gästeliste eine vollständige Evakuierungsliste?
Die Liste der eingecheckten Gäste kann der Rezeption und der Notaufnahme hilfreich sein. Dies hängt vom ordnungsgemäßen Check-in und Check-out ab und ersetzt nicht die Notfallprozeduren des Unternehmens.
Wo findet die IT Dokumentation zum Datenschutz?
Das Security Center beschreibt Hosting, Identität, Datenschutz und Dokumentation. Datenverarbeitungsvertrag standardmäßig enthalten; Auch der konkrete Aufbau und die Verantwortung des Kunden müssen beurteilt werden.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Der Vorgang hängt von Ihrer Microsoft-Umgebung, der Anzahl der Standorte, den ausgewählten Modulen und den Hardwareanforderungen ab. Vereinbaren Sie Verantwortung, Tests und einen konkreten Zeitplan mit MyDesk; Es gibt keinen festen Umsetzungszeitpunkt für alle Ämter.
Ist der Preis im Rechner der Gesamtpreis?
Der Rechner zeigt den empfohlenen Softwarepreis für die ausgewählte Lösung an. Hardware, weitere Module, Verbrauch und konkrete Vertragsbedingungen sind gesondert zu klären. Fordern Sie ein Angebot an, das die laufende Software, den Kauf oder die Miete von Hardware sowie etwaige Anlaufkosten aufschlüsselt.
So starten Sie mit Microsoft 365
Klären Sie zunächst Ihr Umfeld und Ihre Arbeitsabläufe. Login, Kalenderanbindung und Mitarbeiter-Apps sind unterschiedliche Teile der Einrichtung.
Umfeld und Verantwortung klären
Ihr IT-Team und MyDesk überprüfen die Kunden, Standorte und Module von Microsoft 365 und Outlook, die Sie verwenden werden. Bestimmen Sie auch die Mitarbeiter, die die Lösung verwalten müssen.
Verbinden Sie Identität und Kalender
Vereinbaren Sie die Anmeldung über Microsoft Entra ID, relevante Kalenderressourcen und erforderliche Rechte. Für die Kalenderintegration werden Microsoft Graph und OAuth 2.0 verwendet; Rechte und Verbindungen müssen zur konkreten Lösung passen.
Richten Sie Büroabläufe ein
Klären Sie Grundrisse, Ressourcen, Buchungsregeln und etwaige Nachrichten oder Bestellfristen. Empfang und Kantine sind bei der Einbindung ihrer Module inklusive.
Testen Sie vor der Bereitstellung
Überprüfen Sie repräsentative Buchungen, Änderungen und Stornierungen bei den Kunden, die Mitarbeiter nutzen. Dann vereinbaren Sie Onboarding, Support und Verantwortung für Änderungen.
Was sollte in Ihrem Gesamtbudget enthalten sein?
Der unten stehende Softwarepreis ist der Ausgangspunkt. In einem Gesamtangebot müssen auch die Module, die Hardware und die Vertragsbedingungen geklärt werden, die zu Ihrem Büro passen.
Beispiel einer Softwarebasis: 1.550 DKK pro Monat. Berechnet anhand des gleichen Listenpreises und Mindestlimits wie im untenstehenden Rechner.
- Software
- Verwenden Sie Zahlen- und Mindestgrenzen im Rechner. Tagungsverpflegung, Gästeregistrierung und andere damit verbundene Produkte haben ihre eigene Preisbasis.
- Hardware und Verbrauch
- Klären Sie den Bedarf an Bildschirmen, Sensoren, Gästekarten und etwaigen Controllern. Kauf, Miete und Verbrauch als SMS müssen ggf. gesondert ausgewiesen werden.
- Inbetriebnahme und Vereinbarung
- Erhalten Sie im Angebot eine Bestätigung über Einrichtung, Lieferung, Mehrwertsteuer, Bindung und etwaige Startkosten. Ein monatlicher Listenpreis allein sagt Ihnen nicht, was all diese Artikel kosten.
Preise und Kalkulation
Was kostet es?
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Funktionen, Dokumentation und nächste Schritte
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