Aftal, hvad køkkenets antal dækker
Frokosttilmelding giver køkkenet et planlægningsgrundlag, når medarbejdere skifter mellem kontor og hjemmearbejde. Antallet er kun brugbart, hvis alle ved, hvad det dækker. Hold tilmeldte måltider, faktisk udleverede måltider og betaling adskilt. En betalt frokost og en forhåndstilmelding er forskellige oplysninger.
Start med tre afklaringer: Hvilken dag og lokation gælder tallet for? Er gæster med? Er særlige måltider en del af totalen eller ekstra bestillinger? Brug samme definition i medarbejdernes tilmelding og køkkenets oversigt.
Vælg en frist og én vej til sene ændringer
Køkkenets indkøb og forberedelse afgør, hvornår antallet skal være kendt. Aftal en tilmeldingsfrist, en afmeldingsfrist og en kontaktvej efter fristen. Oplys også, hvornår en sen ændring kræver en bekræftelse fra køkkenet.
- Medarbejderen tilmelder eller afmelder sit måltid inden den aftalte frist.
- Den ansvarlige for gæstebesøget afklarer, om gæsternes frokost allerede indgår.
- Køkkenet bekræfter sene ændringer og bruger én aftalt oversigt til produktionen.
Undgå, at den samme rettelse både sendes i en besked og registreres som en ekstra bestilling. Aftal, hvem der opdaterer oversigten, og hvordan afsenderen kan se, at ændringen er modtaget.
Et regneeksempel med tydelige forudsætninger
Forestil jer en dag med 72 medarbejdermåltider og otte gæstemåltider. Fem medarbejdere melder fra inden fristen. Planlægningsantallet er da 72 + 8 − 5 = 75 måltider.
Hvis fem af de 75 måltider er vegetariske, skal de ikke lægges oveni totalen. Køkkenet skal kende både samlet antal og fordeling. Eksemplet er en beregning af tilmeldinger, ikke en måling af, hvor mange der faktisk spiser. En eventuel buffer skal aftales særskilt.
Afklar systemets rolle før opsætning
MyDesk kantineadministration giver køkkenet overblik over bestillinger, antal, tid og sted samt ændringer og aflysninger. Frokosttilmelding og frokostbetaling skal afklares som hver sin arbejdsgang i jeres opsætning. Aftal, hvor køkkenets frokostantal kommer fra, og hvad der kræver et særskilt modul eller en integration.
Antag ikke, at en skrivebordsbooking automatisk er en frokosttilmelding. En kollega kan møde på kontoret uden at spise i kantinen, og en gæst kan spise frokost uden at have booket en arbejdsplads. Afprøv jeres faktiske forløb med både medarbejdere og gæster.
Følg op på forskellen mellem plan og forbrug
Sammenlign efter en aftalt periode tilmeldingerne med de måltider, I faktisk kan dokumentere som udleveret. Brug samme lokation, dato og definition i begge tal. Registrér også kendte forklaringer, eksempelvis en aflyst workshop eller en gruppe, der kom til efter fristen.
Brug forskellene til at justere frister og kontaktveje sammen med køkkenet. Et tilbagevendende problem med sene gæstebestillinger løses ikke nødvendigvis ved at ændre alle medarbejdernes tilmeldingsfrister. Ret den del af arbejdsgangen, hvor oplysningerne bliver uklare.
Se MyDesk kantineadministration og mulighederne for frokost.