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Damit ein Benutzer bestimmte Besprechungsräume anzeigen und buchen kann, müssen ihm in MyDesk die richtigen Zugriffsrechte zugewiesen sein. Wenn der Benutzer keinen Zugriff auf Räume auf einer bestimmten Etage hat, muss der Administrator das Profil des Benutzers überprüfen und die fehlenden Berechtigungen vergeben. Dadurch wird sichergestellt, dass der Benutzer denselben Zugriff hat wie relevante Kollegen.