For at en bruger kan se og booke specifikke mødelokaler, skal de have de korrekte adgangsrettigheder tildelt i MyDesk. Hvis brugeren mangler adgang til lokaler på en bestemt etage, skal administrator kontrollere brugerens profil og tildele de manglende tilladelser. Dette sikrer, at brugeren har samme adgang som relevante kollegaer.