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Wenn eine Besprechung über den Besprechungsraumbildschirm vorzeitig beendet wird, sollte die Besprechung in Outlook abgebrochen werden. Voraussetzung dafür ist, dass das mit den Bildschirmen verknüpfte Dienstkonto über die erforderlichen Schreibrechte für die Kalender der Benutzer verfügt. Ohne diese Rechte bleibt der Kalendertermin in Outlook unverändert, auch wenn der Platz auf dem Bildschirm als frei erscheint. Die Lösung besteht darin, dem Dienstkonto Schreibzugriff auf die entsprechenden Kalender zu gewähren.