Realdania
Realdania forbinder mødelokalebooking, forplejning og gæsteregistrering med medarbejdernes Outlook-kalender.
Læs kundehistorienKort fortalt
Kan gæster præregistreres fra Outlook?
Ja. Med MyDesk kan gæster præregistreres fra Outlook, når mødet planlægges. Ved ankomst registreres check-in, og værten kan få besked via e-mail. SMS kan aktiveres som supplement. Beskeder og besøgsflow tilpasses jeres opsætning.
Fra plan til hverdag
Arbejdsgangen trin for trin
- 01
Forbered besøget
Præregistrér eksterne gæster fra Outlook. Ved grupper kan receptionen importere en gæsteliste.
- 02
Tag imod gæsten
Gæsten tjekker ind på skærm eller med QR-kode. Jeres design og eventuelle instruktioner aftales ved opsætningen.
- 03
Giv værten besked
E-mail ved ankomst kan sættes op. SMS kræver særskilt aktivering.
- 04
Afslut besøget
Registrér udtjekning, så gæsteoverblikket følger besøgets status. Digitale E-Ink-kort kan genbruges til næste gæst.
En opsætning, der passer til jer
Det skal I afklare før opstart
- Receptionens ansvar
- Hvem hjælper ved ankomst og sikrer, at gæster tjekkes ind og ud?
- Besøgsflow og beskeder
- Aftal registreringsfelter, instruktioner, værtsbeskeder og behov for SMS.
- Kort og hardware
- Vælg print, digitale gæstekort eller et flow uden kort. Skærme og E-Ink-kort er hardware, som afklares særskilt.
- Databeskyttelse
- Afklar adgang, opbevaring og sletning for jeres besøgsflow. Brug Security Center og databehandleraftalen som grundlag for IT’s vurdering.
Kundernes erfaringer
Besøg og møder i kundernes hverdag
POWERCON
POWERCON bruger MyDesk til gæsteregistrering og fremhæver den daglige drift og samarbejdet med supporten.
Læs kundehistorienSpørgsmål og svar
Det praktiske, før I vælger
Kan vi modtage flere gæster til samme arrangement?
Ja. Receptionen kan importere en gæsteliste og præregistrere flere gæster til et møde eller arrangement.
Er digitale gæstekort nødvendige?
Nej. I kan vælge print, digitale E-Ink-kort eller et flow uden gæstekort. Den fysiske hardware aftales særskilt.
Er en gæsteliste en fuldstændig evakueringsliste?
Listen over indtjekkede gæster kan hjælpe receptionen og beredskabet. Den afhænger af korrekt ind- og udtjekning og erstatter ikke virksomhedens beredskabsprocedurer.
Hvor finder IT dokumentation om databeskyttelse?
Security Center beskriver hosting, identitet, databeskyttelse og dokumentation. Databehandleraftale indgår som standard; den konkrete opsætning og kundens ansvar skal også vurderes.
Hvor lang tid tager implementeringen?
Forløbet afhænger af jeres Microsoft-miljø, antal lokationer, valgte moduler og behov for hardware. Aftal ansvar, afprøvning og en konkret tidsplan med MyDesk; der er ikke én fast implementeringstid for alle kontorer.
Er prisen i beregneren den samlede pris?
Beregneren viser den vejledende softwarepris for den valgte løsning. Hardware, øvrige moduler, forbrug og konkrete aftalevilkår skal afklares særskilt. Bed om et tilbud, der opdeler løbende software, hardwarekøb eller leje og eventuelle opstartsomkostninger.
Sådan kommer I i gang med Microsoft 365
Start med at afklare jeres miljø og arbejdsgange. Login, kalenderforbindelse og medarbejdernes apps er forskellige dele af opsætningen.
Afklar miljø og ansvar
Jeres IT-team og MyDesk gennemgår Microsoft 365, Outlook-klienter, lokationer og de moduler, I vil bruge. Udpeg også de medarbejdere, som skal administrere løsningen.
Forbind identitet og kalendere
Aftal login via Microsoft Entra ID, relevante kalenderressourcer og nødvendige rettigheder. Microsoft Graph og OAuth 2.0 bruges til kalenderintegrationen; rettigheder og forbindelser skal passe til den konkrete løsning.
Sæt kontorets arbejdsgange op
Afklar plantegninger, ressourcer, bookingregler og eventuelle beskeder eller bestillingsfrister. Reception og kantine inddrages, når deres moduler indgår.
Afprøv før udrulning
Gennemgå repræsentative bookinger, ændringer og aflysninger i de klienter, medarbejderne bruger. Aftal derefter onboarding, support og ansvar for ændringer.
Hvad skal indgå i jeres samlede budget?
Softwareprisen nedenfor er udgangspunktet. Et samlet tilbud skal også afklare de moduler, den hardware og de aftalevilkår, der passer til jeres kontor.
Eksempel på softwaregrundlag: 1.550 DKK pr. måned. Beregnet fra den samme listepris og minimumsgrænse som beregneren nedenfor.
- Software
- Brug antal og minimumsgrænser i beregneren. Mødeforplejning, gæsteregistrering og andre relaterede produkter har deres eget prisgrundlag.
- Hardware og forbrug
- Afklar behovet for skærme, sensorer, gæstekort og eventuelle controllere. Køb, leje og forbrug som SMS skal fremgå særskilt, når det er relevant.
- Opstart og aftale
- Få bekræftet opsætning, levering, moms, binding og eventuelle opstartsomkostninger i tilbuddet. En månedlig listepris fortæller ikke i sig selv, hvad alle disse poster koster.
Priser og beregning
Hvad koster det?
Tilpas antal og se den vejledende pris med det samme.
DKKVejledende omregning · hele beløb · ECB 2026-10-02
Funktioner, dokumentation og næste skridt
MyDesk
Se arbejdsgangen på jeres kontor
Få en demo med fokus på jeres medarbejdere, lokationer og Microsoft-miljø.